Arkivskåp

Du som har förberett företaget inför GDPR - Hur skyddar du företagets information från fysiska angrepp? Nordsec har arkivskåp som skyddar mot både stöld och brand!

Brandklassade och brandsäkra arkivskåp med 2, 3 eller 4 utdragbara lådor, vilka löper på kullagrade skenor, för smidig och enkel dokumenthantering. För maximal utnyttjandet av kapaciteten används hängmappar för A4- eller folioformat. 

Välj typ av arkivskåp: Brandsäkra arkivskåp · Hängmappskåp · Med 2 lådor · 3 lådor · 4 lådor · Med kodlås · Flankskåp · Ritningsskåp · Hängmappar & tillbehör

Exempelvis är hängmappsskåpet NA4-60P utformad med ergonomiska handtag för enkelt och bekvämt handhavande. Det är även utrustad med centrallåsning med 2 nycklar. Såsom extra säkerhet har det också automatregling vilket innebär att när lådan stängs så drar den in den sista biten så att den stängs ordentligt. På vanliga arkivskåp finns inte denna funktion och det kan innebära vid oaktsamhet att lådan stannar kvar lite på glänt och skulle en brand uppstå kryper värmen in i den och förstör allt innehåll.

Dock är varje låda en isolerad brandcell, gäller även på andra godkända skåp utan automatregling, så skulle en glömmas öppen så skyddas ändå de resterande vid brand. Skåpet har också en annan säker lösning och den är att låta en eller flera lådor vara olåsta och en eller flera låsta genom centrallåsningen. Sedan kan dessa olåsta lådor låsas efteråt genom en spärr på sidan som man knäpper till och därmed är allt skyddad bakom låsningen. Smidigt med detta om någon stannar kvar på jobbet och den huvudansvarige har redan hunnit gå hem eller vill inte lämna ifrån sig nyckeln. Det går givetvis att få med fler än 2 nycklar till skåpet. Se videopresentationen om centrallåsningen av hängmappsskåpet NA4-60P för tydlighetens skull.

ANVÄNDNINGSOMRÅDEN
Flera av arkivskåpen är för brandsäker förvaring av affärshandlingar, dokument, journaler, kontrakt, bokföringar, korrespondens m.m. Skåp för pärmar fungerar modellerna F2 och F4 utmärkt för. 

VILKET TYP AV SKÅP SKALL DU KÖPA - DJUPARE ELLER BREDARE?
Det finns flera olika benämningar på arkivskåp. Det som skiljer dom tydligast åt är om de är djupa eller breda skåp.

Vertikalskåp och hängmappsskåp är djupare arkivskåp där hängmapparna är placerade i djupled och kan enkelt bläddras i. Dessa skåp är utmärkta i golvytor där det finns utrymme att med tiden växa med fler skåp i bredd.

Flankskåp och lateralskåp däremot är bredare arkivskåp där hängmapparna sorteras i lådan i två rader i bredd så att man kan bläddra i djupled antingen i den ena eller andra raden eller så ställer man mapparna från ena sidan till den andra för att bläddra i en rad i sidled. Detta typ av skåp är mer avsedd för mindre golvytor i djupled, rymmer fler hängmappar, är utrustad med tippningsskydd eller vippspärr och passar utmärkt att ha bakom sin arbetsplats.

(1) Golvutrymmet, (2) antalet hängmappar, (3) arkiveringstiden, (4) placeringen i lokalen eller lokaler efter behovet av tillgängligheten och riskspridningen och framför allt (5) brandklassen styr vilket eller vilka skåp man behöver ha i sitt kontor eller hem.

BRANDKLASSAT SKÅP ELLER INTE?
De flesta skulle nog spontant välja ett brandsäkert skåp, men behöver du det verkligen? Om du bara skall ha utskrifter för att enklare kunna jobba med dokument och ändå vill ha ordning och reda på din arbetsplats samt att själva dokumenten är inga värdehandlingar d.v.s. är inte viktiga att arkiveras - ja, då behöver du inget brandsäkert arkivskåp. Då räcker det med ett oklassat hängmappsskåp eller flankskåp.

Däremot om du har värdehandlingar som måste arkiveras så är ett brandklassat arkivskåp en viktig aspekt att beakta samt utskrifterna bör i så fall också vara arkivbeständiga d.v.s. utskrivna på laserskrivare eller tryckta samt inte vikta där text eller bild finns, om de skall hålla i flera hundra år. Om man viker ett papper så kommer det vid det vikta stället nötas ut och det blir allt mer oläsligt samt till slut kan det gå av där efter flera gångers hantering genom åren. Enligt Riksarkivets tekniska föreskrifter skall man använda arkivbeständigt papper (ISO 11108) om handlingarna förväntas hantering i framtiden.

VILKEN BRANDKLASS PÅ SKÅPET SKALL DU VÄLJA?
Det beror på vad man prioriterar i den frågan. Det är en kombination av flera faktorer som styr valet av skåpet bl.a. (1) storleken på golvytan, (2) antalet A4-dokument, (3) hur länge dessa skall arkiveras (arkivbeständigheten), (4) placeringen i ett eller flera rum efter tillgänglighetsbehov samt för att sprida ut riskerna och slutligen (5) brandklassen i sig påverkar sammantaget skåpets pris. Det kan vara lönt att gå igenom behovs- och riskanalysen vad man tarvar det mesta till och om man behöver dela upp i två eller flera olika säkerhetsnivåer och/eller -zoner efter brandklass där det värdefullaste förvaras i det skåp med högsta brandklassen. Skåpen finns i brandklasserna 60P, 90P och 120P vilka motsvarar brandskydden i 60, 90 och 120 min, varav 2 timmar är det högsta brandskyddet på marknaden. Om du känner dig något osäker och vill få råd över dina funderingar? Kontakta oss gärna så hjälper vi till.

HUR GÅR ETT BRAND-, FALL- OCH CHOCKTEST TILL?
Skåpet går igenom ett trippeltest och blir därmed certifierat och godkänt enligt den internationella normen JIS som motsvarar en verklig brand i 60, 90 eller 120 minuter. Brandsäkra arkivskåp i denna nivå klarar av det mesta. Sedan finns det också ett SP-provat skåp (Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut) som blir certifierat enligt NT Fire 017. En av dessa certifieringar räcker för ett godkänt skåp.

I praktiken innebär trippeltestet att skåpet har varit i en eldhärd i motsvarande testtid, omgiven av hetta upp till 1000 ºC mot slutet av testperioden (brandtest), fallit igenom två våningar i en fastighet (falltest) och efter det fått kallt vatten sprutad av brandmän för att släckas och kylas ned (chocktest).

Efter brand-, fall- och chocktestet öppnas skåpet genom att brytas upp, ehuru alla yttre föremål av plast och metall såsom handtag etc. har smält och kan därmed inte längre öppnas som vanligt, och inuti finns de oskadade pappersdokumenten och värdehandlingarna.